Backoffice é a área responsável por gerenciar atividades administrativas e operacionais que não envolvem contato direto com o cliente
Termo comum no mercado corporativo, o Backoffice é a área responsável por gerenciar atividades administrativas e operacionais que não envolvem contato direto com o cliente. Mesmo não sendo visível para o público em geral, desempenha um papel muito importante na empresa ao prevenir e corrigir desvios que possam prejudicar o bom funcionamento das operações.
O que é Backoffice?
Backoffice é uma expressão em inglês que traduzindo significa “parte de trás do escritório”, conhecida também como “retaguarda” ou “BKO” e envolve as tarefas administrativas. É a área responsável por garantir que os processos essenciais da empresa, como financeiro, logística, recursos humanos, marketing, entre outros, funcionem corretamente.
Além disso, se a sua empresa oferece serviços ou produtos aos clientes é fundamental entender a importância desse setor para o seu negócio. A expressão Backoffice é frequentemente usada para descrever as atividades que ocorrem nos bastidores, ou seja, que não são visíveis para o cliente final.
Essa área é responsável também por garantir que todos os processos internos estejam alinhados e funcionando corretamente. Uma boa estratégia neste caso contribui para que não ocorram atrasos na separação de pedidos ou até mesmo erros que resultem na entrega de itens errados, assim como falhas no processo de cobrança ou emissão de nota fiscal e total controle de estoque.
Qual a importância do Backoffice na empresa?
Para garantir que os processos internos funcionem corretamente, através deste setor é possível gerenciar os aspectos administrativos e financeiros, coordenando as equipes que atuam nos bastidores da empresa.
O Backoffice possibilita uma economia para a empresa e o aumento da produtividade. Através dos processos automatizados, as atividades administrativas e financeiras são simplificadas, reduzindo a necessidade de mão de obra e tornando as operações mais eficientes. Desse modo, as equipes focam em atividades de maior valor agregado, possibilitando identificar as oportunidades de melhoria.
Outra vantagem é a possibilidade de manter a conformidade com leis e regulamentações do setor de atuação, garantindo que sejam cumpridas todas as obrigações legais e fiscais.
Embora as equipes de linha de frente sejam responsáveis pela interação direta com os clientes, o Backoffice é responsável por garantir que todos os processos estejam em perfeito funcionamento, possibilitando ao cliente uma experiência satisfatória e uma maior integração nos processos.
Quais os profissionais que integram este setor?
Composto por uma variedade de profissionais, dentre eles temos os responsáveis pelas finanças, que cuidam da gestão de contas, elaboração de relatórios financeiros e cumprimentos das obrigações regulatórias. Além dos profissionais da área financeira, há também as equipes de recursos humanos, responsáveis pelas contratações, treinamentos e gestão de pessoas.
As equipes de operações também são uma parte importante do Backoffice, e são responsáveis pela gestão de processos, como a coordenação de suprimentos, estoque e outras atividades que garantem que a entrega seja realizada pontualmente.
E também inclui equipes de marketing e TI, profissionais especialistas em desenvolvimento de software, gerenciamento de banco de dados, segurança de rede e marketing digital, entre outros.
Contudo, um dos membros-chave da equipe é o Analista Backoffice que, junto com outros membros da equipe, como especialistas e gerentes, previnem erros através da análise de processos, identificam anormalidades que possam vir prejudicar as operações.
Esses profissionais também são responsáveis por identificar possíveis melhorias e implementar mudanças, melhorando a eficiência e reduzindo os custos operacionais. E ainda monitorar os resultados por meio de indicadores de desempenho (KPIs), identificando as áreas que necessitam de maior atenção.
Pelo fato domundo estar cada vez mais digital, é essencial que as empresas tenham uma equipe por trás do funcionamento, que seja confiável e experiente. A implementação de sistemas de monitoramento e análise de dados contribuem para que todas as atividades e operações estejam em funcionamento.
Tecnologia
O uso de tecnologia neste setor tem se tornado cada vez mais comum, desburocratizando processos – sejam automatizados através da implementação de softwares que contribuem na produtividade e redução de custos do gerenciamento administrativo e financeiro.
Além disso, como vantagens estão: a eficiência, a precisão e a tomada de decisão. Ao automatizar processos, é possível obter relatórios com dados exatos, contribuindo para que a empresa possa alcançar seus resultados de maneira mais eficiente. E com a automatização também haverá menos tempo gasto em tarefas manuais, assim como os colaboradores poderem focar em atividades que necessitam de mais atenção, como o planejamento e a análise de dados.
Gestão de estoque
A gestão de estoque por sua vez também pode ser melhorada com a ajuda da tecnologia. Isso porque as ferramentas de automação auxiliam no monitoramento e controle em tempo real, além de permitir o gerenciamento da cadeia de suprimentos.
A tecnologia ainda permite que os processos sejam feitos de forma precisa, reduzindo o risco de erros humanos e com informações seguras, podendo ser acessadas instantaneamente de qualquer lugar.
Por meio de relatórios contendo dados financeiros e de processos internos, os gestores podem tomar decisões estratégicas que irão contribuir na eficiência de toda a empresa.
Como implementar a tecnologia na empresa
Com um sistema tecnológico, a empresa pode ter grandes benefícios para os processos internos da empresa.
Primeiramente, é importante avaliar as necessidades do Backoffice. Isso possibilita identificar quais são os processos que necessitam de automatização e quais áreas precisam de melhorias.
Por fim, após entender a necessidade do negócio o ideal é buscar por ferramentas tecnológicas disponíveis no mercado que atendam as demandas. Isso pode incluir software ERP, bem como outras soluções específicas para gerenciamento financeiro, gestão de recursos humanos e administração geral.
*Foto: Reprodução/Unsplash (Annie Spratt)